Im Zuge der Umstellung des ERP-Systems stellt die DGZfP-Personalzertifizierungsstelle (DPZ) auf Online-Zertifikate um. In diesem Zusammenhang gibt es einige Fragen, die Sie sich vielleicht auch schon gestellt haben. Nachfolgend geben wir Ihnen einen kurzen Überblick zu den häufigsten Fragen rund um das Online-Zertifikat.
Was ist ein Zertifikat?
Ein Zertifikat ist eine Information darüber, dass die benannte Person die Zertifizierungsanforderungen erfüllt hat.
Ein*e Kandidat*in, der alle Zertifizierungsanforderungen erfüllt, muss zertifiziert werden, und die Zertifizierungsstelle muss einen Nachweis dieser Zertifizierung zur Verfügung stellen. Dies kann durch das Ausstellen gedruckter Zertifikate, digitaler Zertifikate und/oder durch elektronisches Hochladen und Anzeigen der relevanten Information in einer Onlinedatenbank der Zertifizierungsstelle erfolgen.
Was ist ein Online-Zertifikat?
Bei einem Online-Zertifikat wird der Nachweis der Zertifizierung über eine Datenbank für den Abruf via Internet zur Verfügung gestellt. Er beinhaltet alle relevanten Informationen mit Echtzeit-Verifizierung der Gültigkeit.
Ein PDF oder ein Ausdruck des Online-Zertifikats gelten nicht als Zertifikat, sondern sind ein Belegbild des Zertifikatsstatus zum Zeitpunkt des Abrufs. Dieser Zeitpunkt ist sowohl auf dem Online-Zertifikat als auch auf dessen Ausdruck vermerkt. Über einen darin enthaltenen Link kann jederzeit der aktuelle Status verifiziert werden.
Warum wurde das Online-Zertifikat eingeführt?
Durch den Abruf der Zertifizierungsinformation direkt aus der Datenbank, wird sichergestellt, dass der aktuelle Status des Zertifikats ausgewiesen wird. Aufgrund bestimmter Anforderungen kann es möglich sein, dass ein Zertifikat ausgesetzt (s. 9.3.4. Aussetzung der Zertifizierung) oder gar entzogen (s. 9.3.5. Zurückziehung der Zertifizierung) werden muss. In diesen Fällen ist das im Online-Zertifikat direkt ersichtlich und eine Verschleierung wird verhindert.
Ein weiterer Vorteil des Online-Zertifikats ist die Beschleunigung der Prozesse und somit die schnellere Verfügbarkeit für die Kundinnen und Kunden. Der Bearbeitungsprozess läuft teilweise automatisiert ab. Dadurch wird sofort nach fachlicher und sachlicher Prüfung ein Online-Zertifikat erstellt und der/dem Antragstellenden als Link zur Verfügung gestellt.
Was passiert mit meinen Papier-Zertifikaten?
Zertifikate, welche vor dem 15. September 2022 in Papierform ausgestellt wurden, behalten Ihre Gültigkeit bis zum Ende der genannten Frist. Bei anschließender Erneuerung, Rezertifizierung oder Requalifizierung (Sektoren IrI und IrW - Bahn-Sektoren) wird ein Online-Zertifikat ausgestellt.
Kann ich für meine Papier-Zertifikate auch Online-Zertifikate erhalten?
Vor dem 15. September 2022 ausgestellte Zertifikate werden nicht als Online-Zertifikate ausgestellt. Jedoch besteht auch hier die Möglichkeit den aktuellen Zertifikatsstatus per Verifizierung online abzufragen.
Erhalte ich zu meinem Online-Zertifikat auch ein gedrucktes Exemplar für meine Unterlagen?
Das Zertifikat existiert zukünftig nur noch online. Sollten Sie sich einen Ausdruck für Ihre Unterlagen anfertigen wollen, können Sie das jederzeit über den PDF-Button in der Menüzeile des Online-Zertifikats tun. Hierbei ist zu beachten, dass der Ausdruck oder das PDF lediglich ein Belegbild des Zertifikatsstatus zum Zeitpunkt des Abrufs darstellen und somit keinen verifizierten Status zu einem späteren Zeitpunkt anzeigen.
Ist das Online-Zertifikat ohne Unterschrift gültig?
Ja. Dadurch, dass jederzeit ersichtlich ist, wann dieses Zertifikat und somit der Status abgerufen wurde, entfällt die Notwendigkeit einer Unterschrift.
Warum hat sich meine Zertifikatsnummer geändert?
Die bisherige Zertifikatsnummer war eine personenbezogene Nummer. Sie war für alle Zertifikate identisch. Die neue DIN EN ISO 9712:2022-09 fordert eine eindeutige Zuordnung der Zertifikate. Aus diesem Grund erhält jedes seit dem 15.09.2022 ausgestellte Online-Zertifikat (auch bei Erneuerung, Rezertizierung und Requalifizierung) eine eigene Zertifikatsnummer. Zusätzlich erhalten Sie eine personenbezogene Identifikationsnummer. Diese bleibt bei neuen Zertifikaten unverändert bestehen und ist ebenfalls auf dem Online-Zertifikat aufgeführt.
Gibt es weiterhin Ausweiskarten?
Ja, Ausweiskarten werden weiterhin ausgestellt. Laut der aktuellen Ausgabe der DIN EN ISO 9712 ist zur Identifizierung der zertifizierten Person kein Lichtbild auf der Ausweiskarte gefordert. Aus Datenschutzgründen (Datensparsamkeit) ist die DGZfP deshalb nicht berechtigt, Fotos zu speichern.
Um veränderten Anforderungen an die Ausweiskarten nachzukommen, sind intern noch einige Prozessanpassungen nötig. Sobald dies erfolgt ist, werden für alle seit dem 15. September 2022 ausgestellten Online-Zertifikate, für die auch eine Ausweiskarte beantragt wurde, diese entsprechend erstellt und versandt. Zur Identifizierung wird empfohlen, neben der Ausweiskarte ein Lichtbilddokument mitzuführen.
Ich habe weitere Fragen. Wo finde ich Antworten?
Auf der Seite Ihres Online-Zertifikats finden Sie im oberen Menüband einen Menüpunkt “Über”. Hier sind die wichtigsten Informationen zum Online-Zertifikat noch einmal erläutert.
Weitere Informationen zur Zertifizierung allgemein finden Sie auf unserer Website im Bereich Zertifizierung (inkl. Unterseiten).
Selbstverständlich können Sie sich bei Fragen auch an unsere Kolleg*innen der DPZ wenden.
